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文章分类:管理类软件 发布时间:2016-04-07 原文作者:Shi Yongfeng 阅读( )

内部系统设计要求
 
一、办公系统
1、发文审批。
(1)所有发文、申请(包括请假)需要通过办公系统递交至领导审批。文件中领导审批修改痕迹需要保留。
(2)自动生成文号。完成所有审批流程后自动归入发文夹,按文号排好,并设置列表查询和关键字搜索等功能方便查阅。
2、文件传阅、添加意见、存档。
(1)传阅文件由建档人建档,经领导批示并勾选指定人员传阅或添加办文意见。指定人员阅读后必须添加意见后保存方可存档。如指定人员未阅读文件,系统每天提示一次。
(2)工作人员只可观看领导批示意见和本人提出的意见或建议,办公室负责人可统一浏览所有反馈意见。3、活动、会议资料存档。
(1)会议资料存档需要会议通知、会议文件、会议纪要、签到表,缺一不可,当建立活动资料时,以上四项为必须上传项。否则只能是暂存,不能完成存档,每天通知建档人一次。
(2)活动资料存档需要活动通知、活动照片、活动安排、活动新闻稿、签到表,缺一不可。否则只能是暂存,不能完成存档,每天通知建档人一次。
4、收文整理。
收文按文件类型、按专业区分,编号归档。
二、会员系统
1、会员基本资料:企业名称、地址、营运车辆数、企业负责人、负责人联系电话、固定电话、传真号码、联系人电话、所属专业、会员编号、会费收缴等,专业为选择项。(设置excel批量导入功能,方便导入原有会员资料。设置批量导出功能,导出项可以勾选)
2、自动生成会员编号(分区、分专业,各区以名字首字母开头),并生成会员证正副本打印模板,方便打印。
3、会费收缴需要记录发票号码。根据录入的会员专业及会员车辆数,自动生成会费收费金额提醒。提供由会费发票号码、会费收取日期为搜索依据的统计项。
4、设置短信系统、传真系统。可单选、多选和群发短信或传真扫描文件。系统自动设置定期(5月1日、11月1日)向未缴纳当年会费的会员单位联系人手机发送手机短信,通知其尽快缴纳会费。
5、传真功能。传真连接至内部系统,收到传真直接在系统上显示,无需打印。设置自动拦截功能,拦截多次被投诉电话的传真。

原文来自:Shi Yongfeng
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