市委资产管理系统

文章分类:管理类软件 发布时间:2016-04-07 原文作者:Shi Yongfeng 阅读( )

资产管理系统

资产管理系统主要任务是建立和健全各项规章制度;明晰资产产权关系;实施资产产权管理;保障资产的安全、防范资产流失;推动资产的合理配置及有效使用;对经营性资产实行有偿使用,实现经营性资产的保值和增值。

1.1         业务流程

资产系统业务划分为预算计划、采购验收、固定资产、房产管理四个业务模块,业务模块可能需要跨部门来完成,各个业务模块之间的关系以及模块涉及到的外部对象的关系如下图所示:
 

资产管理业务主要由计划管理、物资供应、设备管理几部分。其主要业务如下:
1.     每年的特定时间内,各使用部门根据本部门目前的资源配置情况,汇总本部门下一年度采购预算,并送上级领导审核,最后将审核后的年度预算单送到计划管理部门;
2.     每个季度根据实际使用情况,在本部门的年度预算范围内制定每个季度的采购需求,并送上级领导审核,最后将审核后的季度采购需求单送到计划管理部门;
3.     由计划管理部门核对各使用部门的季度采购需求单,并转交物资供应部门进行采购;
4.     物资供应部门依政府规定的物资采购的相关程序,进行询价(涉及供应商报价)、招标等一系列招标活动,最后确定采购供应商,并编制采购合同;
5.     采购合同由项目负责人、相关业务领导进行审批,达成采购协议。最后由物资供应部门组织验货、退换、索赔等交涉工作,督促使用单位按合同组织项目实施。
6.     各使用部门收货完毕后,将固定资产信息上报设备管理部门;
7.     设备管理部门负责对固定资产的后期保养、维护、维修等工作,并按实际设备资产情况,每年对固定资产进行清查盘点并上报数据到省财政厅。
8.     房产管理部门对房产的使用情况经行登记维护。

1.2         功能结构

基于资产管理部门的工作现状和未来规划,本系统设计以下功能模块实现资产管理的信息化管理。功能结构如下图所示:

图10-1  资产管理系统功能结构图

1.3         功能描述

1.3.1             电子采购管理

电子采购管理部分的详细功能点如下图所示,其中,计划管理、采购管理、供应商管理是比较重要的模块。

图 3-2 细分电子采购管理模块
l  计划管理中模块中的年度预算管理、采购计划管理体现了计划管理的主要业务;
l  采购管理模块中,调度管理、采购单管理、合同管理三部分为此模块重点;虽然到货、验收部分也是物资供应业务的主要部分,但因为这部分工作相对比较繁琐,而且多在系统外操作,因此本系统只提供对到货结果,验收结果的登记功能;
l  供应商管理中,网上报价功能和报价管理这两个功能比较重要。网上报价功能对供应商用户开放,报价管理功能体现业务人员根据各个供应商报价情况确定中标商家这一业务过程;
l  计划变更管理功能的使用频率应该比较低,但能够很好得解决在采购过程中实际遇到的数量,价格,配置等与计划需求期望值不一致的情况;付款管理功能对仅付款情况作登记;供应商物资信息管理是一个辅助功能,提供给供应商登记自己所能提供的商品,以供学校用户在作采购计划时参考;档案管理对采购档案归档情况在系统中登记,以便日后查阅。
 
模块功能说明:
Ø  年度预算管理
起草、编辑、删除、审批、打印、统计年度预算。对于单价大于20w的物资,必须填具体品牌型号。
Ø  采购计划管理
在年度预算的基础上按季度起草、编辑、删除、审批、打印、统计采购计划,查看预算已完成情况。采购进口商品需填写“进口产品购置专家论证报告”。
Ø  采购计划变更管理
申请变更、编辑、删除、审批、打印变更申请。
Ø  调度管理
采购管理员将计划需求物资汇总后指派给各个采购人员进行采购。
Ø  采购单管理
采购人员根据调度给自己的需求物资起草采购单,由采购管理员审批,审批通过之后在系统主页中公示采购信息;在确定供货商时候,在系统主页中公布中标结果。此部分功能涉及到“校务公开”模块中的功能。
Ø  合同管理
采购人员根据中标情况起草采购合同,供货商在系统中下载打印已起草的合同,系统提供打印“采购技术确认书”及“合同货物签收单”的功能。
Ø  付款管理
新增、编辑、删除、统计付款记录。
Ø  到货登记
根据合同内容登记到货结果,并提供编辑、打印功能。
Ø  验收管理
根据到货信息及验收结果登记验收信息,并提供编辑、打印功能。
Ø  网上报价
供货商使用自己的帐号登录后对已公示的采购单进行报价。
Ø  报价管理
提供两部分功能:学院用户对各个供应商的报价进行排名,填写报价意见,并打印排名结果;采购人员根据学院用户报价结果确认报价。为防止作弊,报价过程中不显示供应商信息,一旦打印排名结果之后,不允许修改排名,且不再接受供货商报价。
Ø  供应商帐号管理
供应商注册(在系统主页)、编辑、启用、停用。
Ø  供应商物资信息管理
新增、编辑、删除、起草采购计划时查看。
Ø  档案登记管理
登记、编辑、删除、审批。
 

1.3.2             固定资产管理

固定资产管理部分的详细功能点如图3-3所示。

图3-3 细分固定资产管理
固定资产管理是资产管理系统的核心内容。
l  设备管理中,设备资料维护管理的是设备的自身信息;增值管理、调动管理、维修管理、报废管理等管理的是设备使用过程中的维护信息;使用绩效报填是对个别设备(例如使用方向为教学或科研的大型贵重仪器)的使用绩效(如使用机时,培训人数)数据的收集功能,作为每年上报省财厅数据的来源;公共、特种设备管理是对公共、特种设备(如电梯)信息的登记,这个功能相对比较次要。
 
模块功能说明:
Ø  设备资料维护
新增、编辑、删除、打印财务凭单、审批、打印条码、打印资产管理卡。导出上报数据。
Ø  增值管理
申请、编辑、删除、打印财务凭单、审批。
Ø  调动管理
申请、编辑、删除、审批、打印调动单。
Ø  维修管理
报填、编辑、删除、审批。
Ø  报废管理
报废申请、审批、报废入库、打印申请单、导出数据。
Ø  使用绩效报填
设置需报填绩效设备、填报绩效、编辑、删除、打印、导出数据。
Ø  公共、特种设备管理
登记、编辑、删除、打印管理卡、数据导出。

1.3.3             仓库管理

仓库管理部分的详细功能点如图3-5所示。
 
报废仓库为报废物资存放之处,系统对报废物资进行登记管理,并且对这些物资的最终去向(调拨至校外或拍卖)进行记录。
模块功能说明
Ø  报废仓库管理
新增、编辑、删除报废仓库信息。
Ø  入库管理
入库单的新增、编辑、删除、审批。
Ø  库存管理
对库存物资的盘点,统计,数据导出。
Ø  拍卖或调拨管理
物资的拍卖或调拨信息登记、编辑、删除、审批。
 
 
原文来自:Shi Yongfeng
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