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文章分类:管理类软件解决方案 发布时间:2016-04-07 原文作者:Shi Yongfeng 阅读( )

协同办公系统
概述
本系统针对于政府机构/企业的文书和材料日渐电子化的趋势,提供的一套基于网络的办公自动化系统。本系统建立在完备的信息安全手段基础上,可以按照现实的业务处理模式实现公文流转、信息发布、行政事务、团队协作、个人事务、系统维护等多个方面的功能,而且能够与其它信息管理平台(身份验证、电子邮件、信息发布等)结合在一起,提供全方位的信息管理服务。
本系统可以应用在政府机构/企业的内部局域网内,也可以应用于通过专线网或互联网连接的广域网上,将分布在不同地域的机构利用网络建立一个协同作业的环境,从而提高沟通效率,降低重复劳动,体现信息资源的应用价值。
应用系统解决的问题
本系统针对政府机构/企业面临的信息应用问题,提供了如下的解决方案:
1.  集中管理分布在个人、部门、业务中的信息资源,并且提供信息整合、业务整合以及数据整合等工具,实现办公一体化管理。
2.  借助于网络进行公文收、发流程,实现日常的“办文、办事、办会”等业务,提供电子公文形成(包括OCR识别),审批、流转和传阅过程中的身份验证,以及固化(PDF)签发文件,保证文件的真实性和安全性。
3.  提供自动排版与发布解决办法。系统与WORD进行无缝的整合,公文管理模块有二个突破,即“一键排版”与“一键发布”。一键排版,是指用户只需按一个按钮(或者快捷键),系统就能根据公文的模板,自动的完成排版本工作,包括:在公文中套上红头标题,写入文号、发文部门、签发人等各种信息,并会对文件中的字体进行规范;一键发布,是指用户是公文签发完后,发布到信息门户过程中,只需按个按钮(或者快捷键),系统能自动的将附件地址写入公文,再进行固化(生成PDF),然后将公文与附件一起推送给信息门户。
4.  提供新闻、通知、会议管理、固定资产登记、通讯簿、车辆管理、文档库等通用性的行政事务管理,并可以根据用户自身的业务的需要,扩展出丰富的业务管理功能。
5.  通过短消息、邮件、手机短信等提醒方式,使办公信息及时的传递给用户。
6.  与信息发布、即时通讯、电子邮箱等系统无缝集成,提高协同作业的效率。
7.  通过表单,工作流的有机整合,让用户可以自定义各种业务应用,实现业务的扩展。
8.  提供自定义统计报表功能,帮助客户随时按照业务需求进行个性化的设计。
9.  支持WAP功能,用户可以通过移动手机、PDA等工具随时随地的办公。
系统功能
协同办公系统是对传统办公自动化的提升,它更强调团队之间的快速、便捷、随时随地的沟通和协作。最为突出的就是:协同办公系统可以将办理业务中产生的各类信息,通过多样化的通信工具(手机、PDA、移动PC、电子邮件、即时通信等)发送到信息使用者手上,用户可以通过这些工具进行回复(例如浏览公文与审批、处理行政事务等),达到能够随时随地处理业务的目标。

图1  协同办公系统架构示意图
协同办公系统由个人事务、公文管理、信息发布、行政事务、表单管理、知识管理、系统维护等组成,还能够与信息门户、内容管理系统、人事管理系统等相结合,提供更高层次的信息管理。
本系统的功能结构图如下:




1.  个人事务
个人事务是一个集成模块,用户可以根据自己的需要,将系统或其它系统中相关的事务集成,通过个人事务模块,可以对这些事务进行集中管理,系统默认集成了如下一些事务:
l  事务集成:需要本人处理的公文、会议、通知等待办事务,集中在个人门户页面中显示。通过系统还可以扩展集成其它系统的事务;
l  消息集成:从业务系统、公文管理、信息门户、电子邮件等系统发送来的短消息,都可以通过消息集成功能在此集中展示;
l  应用集成:系统可以将系统内部,系统外部的功能进行集用集成,形成常用功能的方式展示,方便用户进行实际操作;
l  提供了日程安排、通知、便笺、任务、邮件、通讯录、文档库等常用办公小工具。用户还可个性化定制各种其它应用工具。

 
2.  公文管理:
l  公文管理覆盖了内部发文、外部收文等业务。
l  公文流转过程包括了公文的起草、审核、签发、(电子)盖章、固化发布、接收、传阅、转发、催办、回复、固化归档等完整过程,可以实现公文的“无纸化”处理过程。
l  对于必须存在书面材料的情况,还提供了校对、打印、盖章登记、存档等书面材料的处理环节。
3.  行政事务
提供了通知公告、新闻、通讯簿、车辆管理、会议管理、印章管理、物品管理、资产管理、报修管理等功能,完成一般政府机构/企业的日常行政事务。
由于各机关、各部门在处理具体事务方面有所差异,系统的界面、表单、流程等都可以由用户自定义。
4.  自定义表单管理
通过表单,用户可以自定义个性化的应用,如人事的请假单,仓库的入库单、出库单、领用申请等等。自定义表报功能主要包括:
表单数据结构定义:用于定义表单的数据结构,包括设置添加字段、字段类型、关联对象等等。用户定义后系统会自动生成相应的物理存储表。
界面定义:用户可以根据表单的结构,定义表单的界面。整个界面的定义,都是拖拉的方式。在定义过程中,还可以进行高级设置,如定义控件之间的关联、数据源过滤等等,实现复杂的表单设计功能。
表单流程定义:用户可以通过工作流,定义表单审批流程,在定义流程的时候,可以设置执行人、每一步骤的字段可写性、默认值等等,同时通过工作流,可以配置系统内部以及外部各种业务流向,实现表单与其它业务之间的整合。

公文处理流程

图6 内部行文的“起草~发送”处理过程
发文管理的基本操作过程如下:
1.拟稿人在“公文管理”的“草稿箱”中起草公文,拟稿完毕提交给领导审批;
2.部处、办公室相应的业务人员可以在“公文管理”的“待处理文件箱”看到自己待处理的公文,处理完毕后再将公文流转到下一个处理阶段;
3.拟稿人可以在“在办文件”箱中,清楚的看到自己的拟稿公文目前到了谁手上,如果发现公文滞留在某个环节没有处理,则可以通过“催办”功能来进行催办;
4.系统自动排版。对于排版人员,系统可以根据公文的内型,通过事先定义好的公文模板格式,对公文进行排版。自动排版后,排版人只要做简单的调整。
5.对于需要发布的公文,校对人员只要在对公文校对完后,系统会自动的对公文进行固化(生成PDF),并且在固化的公文中,生成附件的超链接,然后将固化的公文以及附件一起打包推送到信息发布系统中。
6.在整个公文流转过程中,系统都会给审批人进行提醒。提醒分为二类,一类是新到待审批,另一类是超期催办。
 

电子公文的“接收~呈阅”处理过程
除了一般性的公文流转功能以外,本系统中的公文管理还提供了人性化的、便捷的处理手段:
1.  导入文书:系统按照《国家行政公文格式》的标准,提供了丰富的文书模板,拟稿人可以直接参照模板编写文书;在系统外编写的文书,也可以导入到系统中。
2.  文书附件:可以为文书添加各种形式的电子附件,例如:文件、图片、音频文件、视频文件等。
3.  收、发文稿纸:系统会提供稿纸给审批的领导签署意见,收、发文稿纸,用户可以根据单位的需求自行进行调整。
4.  笔迹留痕:领导审批文书时,被修改过的地方会被系统自动记录下来;将光标移到修改的痕迹上会出现相关的编辑信息:如编辑人、操作时间、修改的内容等。

笔迹留痕与手写批注
5.  撤销审批:发送给领导审批的文书,在领导还没审阅之前,可以由发送人撤回。
6.  记录完整的文书处理过程:从拟稿人建立文书开始,到提交领导审批、发送的全过程,都在系统中留下了记录,以供查询。
7.  公文排版本:系统会根据不同的公文,进行自动的排版,套上红头标题,生成文号,以及生成相应的尾注。另外对于需要固化并发布到网站的公文,会在固化的时候根据稿纸的附件情况,自动加上附件以及附件的超链接。
8.  盖章登记:提交给办公室盖章的文书,显示在保密员的功能结点中,保密员可以查看审批记录,实现了盖章登记的无纸化。
9.  全文搜索:系统提供了全文搜索功能方便用户查找特定内容,当然,只能够在有权查看的文书中搜索。
10.     评论/批注:文书管理员和领导可以查看到有哪些人已经阅读了文书;阅读的人员可以对文书加评论和批注意见。
11.     短消息提醒:当有新的文书到达时,系统会以短消息、手机短信、电子邮件等方式提醒用户查看。
 
产品特点
1.    简单易学:本系统所有的界面都归结为信息列表和Word操作两种形式,能有效地缩短学习周期操作简单,界面友好、清晰,界面风格可由用户随意设置,公文流转、日常事务审批、门户及文档管理等等都体现出“指引式”、“一键式”的操作特点,系统充分考虑政府单位办公情况,符合办公实际需求,在不改变用户传统办公习惯的基础上,关注用户应用感受,傻瓜式操作,令用户对系统快速熟悉,快速掌握,尽快体验系统为政务工作的提升带来的价值。
2.    以用户为中心:按照用户的日常办公习惯设计处理流程和操作界面,用户不必因为信息化而调整工作思路和方式,并将人员身份、权限和信息安全结合在一起,将信息“推”到个人的桌面。
3.    应需而变:根据实际业务的需求,对流程、界面、文书模板、岗位职能等所有内容进行调整,以保证系统能适应不同的运作方式。
4.    协同作业:电子文书可以在上下级、同级机构之间流转、交换和应用。系统能实现人员任务之间的协同协作,还能与办公桌面、手机、邮件等日常生活与办公工作进行有机的整合,形成一个人、工具、任务的工作的协同、协作环境。
5.    知识共享:将分布在个人或部门内部的信息资源集中起来,并通过全文搜索功能,方便进行查询、统计和应用,实现电子文件的应用价值。
6.    支持移动办公:提供移动办公的功能,保证用户可以随时随地接入系统。
7.     系统平台化:系统提供一个系统化的平台,如个人事务平台,原数据管理平台、业务再造平台、表单管理平台、工作流管理平台、报表定义平台等等,用户可以进行个性化设置,同时还可以对业务进行调整以及扩充。
8.    功能具体化:系统在平台化的同时,也对一些功能进行了具体化,以使用特定业务的需要。如提供了公文自动排版、自动套红、扫描输入、自动生成文号、电子盖章、盖章登记、公文固化以及公文发布等功能。
9.    系统集成性高:系统在设计上,结合了面向服务与多层体系统的设计思想,可以与其它系统实现内容、业务、数据之间的整合,使系统一方面可以方便的集成其它系统,另一方面也可以被其它系统集成性。
10.安全可靠:在电子文书的建立、修改、审批、签发、流转等整个过程中,对身份验证、权限和处理过程进行控制,并以电子签名(如电子签章、CA认证、MAC地址绑定)方式保证文件的真实性和安全性。
 

 
 
 
 
 
 
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